تهیه لیست بیمه و دیسکت بیمه، یکی از وظایف اساسی در بخش حسابداری و منابع انسانی سازمان‌ها است که به‌طور منظم و طبق زمان‌بندی‌های تعیین‌شده باید انجام شود. این فرایند به‌ویژه در سازمان‌های بزرگ با تعداد زیادی از کارکنان اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا تأثیر مستقیمی بر فرآیند پرداخت بیمه و حقوق کارکنان دارد. در این مقاله، به بررسی نحوه تهیه لیست بیمه و دیسکت بیمه و همچنین نحوه انجام این کار در نرم‌افزار سپیدار می‌پردازیم.

۱. لیست بیمه چیست؟
لیست بیمه، گزارشی است که اطلاعات مربوط به کارکنان سازمان برای پرداخت حق بیمه به سازمان تأمین اجتماعی (یا سایر بیمه‌های اجتماعی) در آن ثبت می‌شود. این لیست شامل اطلاعاتی مانند:
نام و کد ملی کارمندان
میزان حقوق ماهیانه
کسورات بیمه‌ای
مدت زمان اشتغال
تهیه این لیست برای ارسال به سازمان تأمین اجتماعی الزامی است و هر ماه لیست بیمه باید تا پانزدهم ماه بعد از پایان ماه کاری قبلی ارسال شود تا پرداخت‌های بیمه به‌طور صحیح انجام شود. 
۲. دیسکت بیمه چیست؟
دیسکت بیمه، فایلی است که معمولاً به صورت الکترونیکی ایجاد می‌شود و شامل اطلاعات کارمندان و پرداخت‌های بیمه‌ای آن‌ها است. این فایل به‌صورت استاندارد برای ارسال به سازمان تأمین اجتماعی تهیه می‌شود و از آن برای پرداخت حق بیمه‌ها استفاده می‌شود.
۳. مراحل تهیه لیست بیمه و دیسکت بیمه
مراحل تهیه لیست و دیسکت بیمه به طور کلی به شرح زیر است:
ثبت اطلاعات کارمندان
ابتدا باید تمامی اطلاعات مربوط به کارمندان در سیستم ثبت شود. این اطلاعات شامل حقوق، وضعیت بیمه، مدت زمان اشتغال، و موارد دیگر است.
محاسبه بیمه‌های تأمین اجتماعی
محاسبه بیمه‌ها بر اساس حقوق کارکنان و قوانین تأمین اجتماعی انجام می‌شود. در این مرحله، بیمه سهم کارفرما و بیمه سهم کارمند باید به‌طور دقیق محاسبه شود.
تهیه لیست بیمه
پس از محاسبه بیمه‌ها، لیست بیمه با تمامی جزئیات (از جمله میزان حقوق، کسورات، اطلاعات بیمه‌ای و دیگر جزئیات) تهیه می‌شود.
تهیه دیسکت بیمه
دیسکت بیمه به‌صورت یک فایل استاندارد (معمولاً در قالب XML یا CSV) تهیه می‌شود که شامل تمامی اطلاعات ذکر شده در لیست بیمه است و باید به سازمان تأمین اجتماعی ارسال گردد.
ارسال لیست و دیسکت بیمه
پس از تهیه لیست و دیسکت بیمه، آن‌ها باید به‌طور الکترونیکی به سازمان تأمین اجتماعی ارسال شوند.

تهیه لیست بیمه و دیسکت بیمه در نرم‌افزار سپیدار

در نرم‌افزار سپیدار، تهیه لیست بیمه و دیسکت بیمه به‌طور خودکار و با دقت بالا انجام می‌شود. در ادامه، توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توان این فرآیند را در سپیدار انجام داد:

ثبت اطلاعات پایه‌ای کارکنان
قبل از هر چیزی، اطلاعات لازم برای محاسبه بیمه‌ها باید در نرم‌افزار سپیدار ثبت شود. این اطلاعات شامل حقوق کارکنان، شماره بیمه، کد ملی، تاریخ استخدام و دیگر اطلاعات مرتبط است.
محاسبه حقوق و بیمه
پس از ثبت اطلاعات، نرم‌افزار به‌طور خودکار محاسبات مربوط به حقوق ماهانه و بیمه‌ها را انجام می‌دهد. این محاسبات شامل:
سهم بیمه کارمند (بیمه تأمین اجتماعی)
سهم بیمه کارفرما
کسورات بیمه‌ای مختلف دیگر می‌شود.
محاسبات به‌طور دقیق بر اساس قوانین تأمین اجتماعی انجام می‌شود.
تهیه لیست بیمه پس از محاسبه تمامی مبالغ مربوط به بیمه، نرم‌افزار به‌طور خودکار لیست بیمه را تهیه می‌کند. این لیست شامل اطلاعات مهمی مانند:
نام و کد ملی کارمندان
میزان حقوق ماهیانه هر کارمند
سهم بیمه هر کارمند و کارفرما
کسورات بیمه‌ای و دیگر جزئیات مورد نیاز است.
لیست بیمه به‌صورت گزارش‌های قابل چاپ (PDF یا Excel) در نرم‌افزار سپیدار قابل دریافت است. شما می‌توانید این گزارش‌ها را برای بررسی‌های دقیق‌تر، ذخیره یا چاپ کنید.
تهیه دیسکت بیمه دیسکت بیمه به‌صورت یک فایل استاندارد (معمولاً XML یا CSV) توسط نرم‌افزار سپیدار تولید می‌شود. این فایل دقیقاً همانطور که تأمین اجتماعی نیاز دارد، فرمت‌بندی شده و آماده ارسال است. در این فایل، تمامی اطلاعات مربوط به بیمه کارکنان به‌طور دقیق و طبق فرمت‌های استاندارد تأمین اجتماعی وارد شده است.
برای تهیه دیسکت بیمه در نرم‌افزار سپیدار، پس از محاسبه و تهیه لیست بیمه، گزینه‌ای برای تولید دیسکت بیمه وجود دارد. این گزینه، فایل مورد نظر را در قالب‌های استاندارد آماده می‌کند و شما می‌توانید آن را دانلود یا ذخیره کنید.
ویژگی‌های خاص سپیدار در تهیه لیست و دیسکت بیمه
بروزرسانی خودکار قوانین: نرم‌افزار سپیدار به‌طور منظم بروزرسانی می‌شود تا قوانین جدید بیمه‌ای و تأمین اجتماعی در آن لحاظ گردد.
دقت و شفافیت: تمام محاسبات بیمه به‌طور دقیق و با توجه به تمامی جزئیات انجام می‌شود تا هیچ‌گونه خطایی در تهیه لیست و دیسکت بیمه وجود نداشته باشد.
صرفه‌جویی در زمان: این نرم‌افزار امکان تهیه سریع و خودکار لیست‌ها و دیسکت بیمه را فراهم می‌آورد، که این امر به‌طور چشمگیری زمان و خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
در نرم‌افزار سپیدار، شما به‌راحتی می‌توانید لیست بیمه و دیسکت بیمه را از طریق فرآیندهای خودکار تهیه کنید. این نرم‌افزار با دقت و سرعت بالا تمامی اطلاعات مربوط به حقوق و بیمه کارمندان را محاسبه کرده و لیست و دیسکت بیمه را در فرمت‌های استاندارد و قابل استفاده در تأمین اجتماعی ارائه می‌دهد.