در هر کسب‌وکار یا سازمان، فرآیندهای دریافت و پرداخت جزء امور مالی کلیدی محسوب می‌شوند که نیاز به کنترل دقیق و مدیریت منظم دارند. این فرآیندها شامل تمامی تراکنش‌های مالی مرتبط با وجوه ورودی و خروجی از سازمان می‌باشد و از اهمیت بالایی برخوردار است. ارائه رویه‌های کنترل و اجرای مناسب در این حوزه می‌تواند از بروز اشتباهات مالی، فساد و مشکلات نقدی جلوگیری کند.
رویه‌های کنترل دریافت و پرداخت
ثبت دقیق تراکنش‌ها: تمامی دریافت‌ها و پرداخت‌ها باید به‌طور دقیق و در زمان واقعی در سیستم حسابداری ثبت شوند. این ثبت‌ها باید شامل اطلاعات کامل مانند تاریخ، مبلغ، شرح تراکنش و طرف مقابل باشند تا در صورت نیاز به بررسی، شفافیت کامل وجود داشته باشد.
تفکیک وظایف: یکی از اصول مهم کنترل مالی تفکیک وظایف است. به‌طور مثال، فردی که مسئول دریافت وجه از مشتریان است، نباید مسئول پرداخت‌ها نیز باشد. این تفکیک از بروز خطاها و سوءاستفاده‌های مالی جلوگیری می‌کند.
ایجاد مستندات برای تمامی تراکنش‌ها: برای هر دریافت و پرداخت باید مستنداتی مانند فاکتور، رسید یا قرارداد وجود داشته باشد. این مستندات باید در یک سیستم منظم ذخیره و نگهداری شوند تا در صورت نیاز به بازبینی یا گزارش‌دهی، امکان دسترسی به آن‌ها فراهم باشد.
بازبینی دوره‌ای حساب‌ها: حساب‌های دریافت‌ها و پرداخت‌ها باید به‌طور مرتب و دوره‌ای توسط واحد حسابداری یا مدیر مالی بازبینی شوند تا از صحت اطلاعات و تطابق آن‌ها با گزارشات مالی اطمینان حاصل شود.
صدور چک و پرداخت‌های نقدی: تمامی پرداخت‌ها باید با روش‌های کنترل‌شده مانند صدور چک یا پرداخت‌های الکترونیکی انجام شوند. پرداخت‌های نقدی باید حداقل و تحت نظارت باشد و برای هر پرداخت نقدی، رسید مناسب صادر شود.
کنترل موجودی صندوق: موجودی صندوق نقدی یا تنخواه باید به‌طور منظم بررسی و با دفاتر حسابداری تطبیق داده شود. هرگونه تفاوت باید به‌سرعت بررسی و اصلاح شود.
اجرای دریافت و پرداخت
برای اجرای صحیح فرآیندهای دریافت و پرداخت، لازم است که مراحل زیر رعایت شود:
تعیین مسئولیت‌ها: باید مسئولیت‌های دقیق برای هر فرد در فرآیند دریافت و پرداخت مشخص شود. این مسئولیت‌ها شامل دریافت وجه از مشتریان، پرداخت به تأمین‌کنندگان و مدیریت نقدینگی است.
استفاده از سیستم‌های حسابداری و نرم‌افزارهای مالی: استفاده از نرم‌افزارهای مالی معتبر می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا روند دریافت و پرداخت را به‌صورت خودکار و دقیق انجام دهند. این سیستم‌ها قابلیت پیگیری و ثبت تمامی تراکنش‌ها را فراهم کرده و امکان گزارش‌دهی دقیق را می‌دهند.
آموزش پرسنل: پرسنل مسئول دریافت و پرداخت باید به‌طور کامل با رویه‌ها و فرآیندهای سازمانی آشنا باشند. این آموزش‌ها باید شامل نحوه ثبت تراکنش‌ها، بررسی مستندات و رعایت اصول کنترل مالی باشد.
بازبینی و گزارش‌دهی: فرآیندهای دریافت و پرداخت باید به‌طور مرتب مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرند. تهیه گزارش‌های مالی و بررسی تناقضات می‌تواند به شناسایی مشکلات و انجام اصلاحات در سیستم کمک کند.
حفظ انضباط مالی: اجرای رویه‌های دریافت و پرداخت نیاز به انضباط مالی دارد. تمامی پرداخت‌ها و دریافت‌ها باید مطابق با بودجه، قراردادها و سیاست‌های مالی سازمان صورت گیرد و از انجام هرگونه تراکنش غیرضروری یا خارج از رویه‌های مشخص جلوگیری شود.
ارائه رویه‌های کنترل و اجرای دقیق فرآیندهای دریافت و پرداخت برای هر سازمان ضروری است. این فرآیندها نه تنها به شفافیت و صحت اطلاعات مالی کمک می‌کند، بلکه از بروز مشکلات نقدینگی و سوءاستفاده‌های مالی جلوگیری می‌کند. با پیاده‌سازی روش‌های مناسب، سازمان‌ها می‌توانند مدیریت مالی بهتری داشته باشند و روندهای مالی خود را به‌طور مؤثر کنترل کنند.
