تنخواه‌گردان یکی از ابزارهای مهم مدیریت مالی در سازمان‌ها و شرکت‌ها است که برای پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره مورد استفاده قرار می‌گیرد. وجود رویه‌های مالی مشخص برای مدیریت تنخواه، باعث شفافیت مالی، کنترل هزینه‌ها و جلوگیری از سوءاستفاده‌های احتمالی می‌شود. در این مقاله به رویه‌های مالی مربوط به تنخواه‌گردان می‌پردازیم.
۱. تعریف و اهداف تنخواه‌گردان
تنخواه‌گردان
(Petty Cash) مبلغی از پول نقد است که به منظور پرداخت هزینه‌های کوچک و فوری در اختیار فرد مشخصی به نام تنخواه‌دار قرار می‌گیرد. اهداف اصلی این حساب عبارتند از:
تسهیل پرداخت‌های فوری و جزئی
کاهش حجم تراکنش‌های بانکی برای هزینه‌های کوچک
ثبت و کنترل دقیق مخارج روزانه
۲. فرآیند دریافت و تخصیص تنخواه
الف) تعیین مبلغ تنخواه
مدیر مالی بر اساس نیازهای سازمان، سقف مبلغ تنخواه را تعیین می‌کند. این مبلغ به نوع فعالیت شرکت، میزان هزینه‌های جزئی و دوره‌های تسویه بستگی دارد.
ب) صدور درخواست تنخواه
برای دریافت تنخواه، فرد مسئول باید درخواست رسمی ارائه دهد که شامل اطلاعات زیر است:
مبلغ موردنیاز
هدف از دریافت تنخواه
دوره زمانی موردنظر
ج) تأیید و پرداخت تنخواه
پس از بررسی درخواست، مدیر مالی یا مدیر ارشد آن را تأیید کرده و وجه موردنظر از طریق صندوق یا حساب بانکی در اختیار تنخواه‌دار قرار می‌گیرد.
۳. نحوه استفاده و ثبت هزینه‌ها
الف) ثبت مخارج تنخواه
تنخواه‌دار موظف است تمامی هزینه‌های انجام‌شده را همراه با فاکتورها و اسناد مربوطه ثبت کند. اطلاعات لازم شامل موارد زیر است:
تاریخ پرداخت
مبلغ هزینه‌شده
شرح هزینه
نام دریافت‌کننده وجه
ب) استفاده از فرم‌های استاندارد
برای ثبت دقیق مخارج، سازمان‌ها معمولاً از فرم‌های مخصوص "گزارش تنخواه" استفاده می‌کنند که تمامی جزئیات هزینه‌ها در آن درج می‌شود.
۴. تسویه و شارژ مجدد تنخواه
الف) زمان‌بندی تسویه تنخواه
تنخواه‌دار باید در بازه‌های زمانی مشخص (مثلاً هفتگی یا ماهانه) گزارش هزینه‌های انجام‌شده را به بخش مالی ارائه دهد.
ب) بررسی و تأیید گزارش‌ها
حسابداری شرکت مدارک ارائه‌شده را بررسی کرده و در صورت تطابق با سیاست‌های مالی سازمان، مبلغ جدیدی را به عنوان شارژ مجدد تنخواه پرداخت می‌کند.
ج) بستن حساب تنخواه
در صورت عدم نیاز به ادامه استفاده از تنخواه، موجودی باقی‌مانده باید به حساب شرکت بازگردانده شده و حساب تنخواه بسته شود.
۵. کنترل و نظارت بر تنخواه
الف) تعیین سقف مجاز هزینه‌ها
برخی از هزینه‌ها مانند خرید تجهیزات گران‌قیمت یا پرداخت‌هایی که نیاز به تأیید مدیریت دارند، نباید از حساب تنخواه پرداخت شوند.
ب) نظارت داخلی و حسابرسی تنخواه
برای جلوگیری از سوءاستفاده، حساب تنخواه باید به‌صورت دوره‌ای حسابرسی شود. بررسی اسناد، تطابق هزینه‌ها با سیاست‌های مالی و بررسی صحت فاکتورها از جمله اقدامات نظارتی هستند.
ج) استفاده از نرم‌افزارهای مالی
استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مانند سیستم مدیریت تنخواه سپیدار سیستم، برای مدیریت و نظارت بر تنخواه باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش شفافیت در ثبت هزینه‌ها می‌شود.
مدیریت صحیح حساب تنخواه نیازمند رعایت رویه‌های مالی مشخص و شفاف است. تدوین و اجرای دستورالعمل‌های استاندارد برای تخصیص، استفاده و تسویه تنخواه، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا هزینه‌های جزئی را به‌صورت بهینه مدیریت کرده و از هرگونه خطای مالی جلوگیری کنند.
